Qué es la formación del personal

La formación de personal se ha entendido de diferentes formas.

Algunos ejemplos son:

• La capacitación es el proceso de enseñar a los nuevos empleados las habilidades básicas que necesitan para desempeñar su trabajo.

• La capacitación es el proceso de modificar, sistemáticamente, el comportamiento de los empleados con el propósito de que alcancen los objetivos de la organización. La capacitación se relaciona con las habilidades y las capacidades que exige actualmente el puesto. Su orientación pretende ayudar a los empleados a utilizar sus principales habilidades y capacidades para poder alcanzar el éxito.

• La capacitación es el proceso educativo de corto plazo, que se aplica de manera sistemática y organizada, que permite a las personas aprender conocimientos, actitudes y competencias en función de objetivos definidos previamente.

  Chiavetano, I. (2009). Gestión del talento humano (3.a ed.). Mc Graw Hill Educación.

¿ Por qué hacerlo?

Las competencias o habilidades que previamente posee los colaboradores aseguraron la entrada en la organización, ya que un buen proceso de reclutamiento revisa que los conocimientos, habilidades y experticia del nuevo miembro sean suficientes para realizar las funciones de su cargo.

En la mayoría de los casos se puede contar con que haya un proceso de adaptación en las funciones del cargo; en otros casos el conocimiento y habilidad que se posee no es suficiente, no porque el personal sea mediocre o carezca de ellas, sino por procesos de innovación y competitividad de la organización.

Por ejemplo cuando una empresa actualiza su software, hardware o se modifican áreas buscando la optimización de la organización. En estos casos la formación del personal permite adaptar al personal y tener un crecimiento tanto en la producción como en la innovación, haciendo que la empresa tenga un mejor desempeño en el mercado.

La formación no se tiene que ver como un beneficio exclusivo de los trabajadores, la empresa al tener un personal con mejores habilidades tiene la posibilidad de resaltar en el mercado. Varias empresas realizan inversiones en la formación de su personal como Bancolombia, Ecopetrol, Nutresa, Nu Bank, Alpina, entre otras resaltan por invertir un rubro únicamente en este apartado.

Existen diversas formas de educar al personal, algunas implican un gasto económico cómo a través de empresas particulares o aplicaciones web como Platzi o Coursera; también se puede realizar alianzas estratégicas con universidades. Invito al lector a buscar "Empresas que inviertan en la formación del personal en Colombia" y podrá analizar cómo las grandes empresas Colombianas tienen gastos millonarios en este rubro.

Así como existen diversos medios para realizar la formación, hay diversas formas de realizar la formación. Esta puede ser por sesiones cortas y continuas, como 5 minutos durante cada día de la semana; otras con una extensión media de 30 a 45 minutos dos veces al mes; programas extensos de 45 minutos por semana o de encuentro único en el que solo se forma 1 día con una intensidad de 1 a 2 horas.

ventajas claras

La formación puede generar un gran apoyo en la empresa, como puede ser un despilfarro de dinero; razón por las que los empresarios poseen muchas dudas de cómo y cuando formar al personal.

Es por eso que existen 4 pasos para diseñar una formación:

1. Diagnóstico: La forma más práctica es realizar un inventario de las necesidades o de las carencias del personal que deben ser atendidas.

2. El diseño: Esta es la parte más importante, se recomienda buscar apoyo de un profesional; en este punto se deberá establecer la ruta de acción, qué habilidades o competencias, a quién, en cuánto tiempo, de qué forma, cuáles son los impactos, cómo medirlos y cuánto puede costar. Un buen programa de capacitación responde todas las preguntas del empresario; se debe establecer desde el precio, el tiempo y el impacto medible.

3. Implantación: Una vez desarrollado la ruta de acción, es momento de llevarla acabo; aunque pueda parecer la parte sencilla, tiene muchas especificidades. Una buena implantación requiere el apoyo de la alta gerencia, de los líderes inmediatos, del personal e instalaciones si son requeridas. Nuevamente, se aconseja trabajar con profesionales capacitados que puedan responder todas las dudas del empresario.

4. Evaluación: Cómo mencioné previamente, un buen programa de formación incluye una forma de evaluar los impactos de manera estadística, de lo contrario no se garantiza un buen retorno sobre la inversión.

Las ventajas para la organización en el ámbito de la formación son claras y se centran en las siguientes: mejora la calidad de los procesos en la organización; aumenta la seguridad laboral al aclarar los requerimientos de los cargos o sistemas de la organización; dispara la productividad de un colaborador, afectando directamente la de la organización; la imagen de la empresa permite adquiera nuevo y mejor talento al igual que inversiones; reduce la conflictividad interna del personal.

Es necesario señalar, que para que los beneficios de la formación sean evidentes, se debe realizar un buen plan de intervención y contar con el acompañamiento de excelentes profesionales.

• Chiavetano, I. (2009). Gestión del talento humano (3.a ed.). Mc Graw Hill Educación.

• Pedara Marín, S. Berrocal Berrocal, F. Alonso García, M.A., (2014). Bases de psicología del trabajo para gestión de recursos humanos. Ed. Síntesis. Lbros de síntesis/psicología

• Redacción M. (2023). ¿Por qué capacitar a empleados en Colombia?. Poliverso. Politécnico Gran Colombiano institución universitaria. https://www.poli.edu.co/blog/poliverso/por-que-capacitar-empleados-en-colombia

A continuación presentamos un caso de ejemplo en el que se puede entender mejor cómo se desarrolla y se diseña un plan de formación .

Caso de ejemplo

Contexto

Empresa en el sector alimentos pasa por un cambio tecnológico, en el que el 85% de la planta tendrá modificaciones en sus cargos, funciones y existen posibilidad que algunos sectores tengan sobre carga. Para que la producción y competitividad de la empresa no se vea afectada se deberá capacitar al personal, líderes de distintos sectores y adaptación organizacional.

Diagnóstico

Entendiendo que el cambio tecnológico es un cambio necesario y que este se realizará acompañado de una empresa especializada, el mayor obstáculo presente en la empresa son las reacciones del personal que estará involucrado, ya que se generarán expectativas negativas; la manera de solventar este cambio de manera armoniosa se centra en formar al personal indicado en los aspectos técnicos, fortalecer la cultura de la organización, establecer rutas de acción para los líderes.

Implantación

Para la correcta implantación del programa tanto la alta gerencia como los líderes deben participar de manera activa; así mismo este programa dudará un año en el que se irá realizando poco a poco la implementación tecnológica. El personal al que se realizará no es con toda la planta, se centrará en aquellos quienes se vean afectados por el cambio tecnológico.

Evaluación

La manera más efectivo de revisar los impactos del programa propuesto será un análisis pre y post, en donde se espera que los niveles de productividad no se vean afectados en ese año teniendo un correcto retorno sobre la inversión; así mismo se evalúa que no haya una constante queja por parte de los colaboradores.

Este ejemplo ha sido adaptado del libro "Modelo para análisis de procesos humanos en las organizaciones" de Fernando Toro Álvarez